Fleet management — комплекс мероприятий, который облегчает рабочие будни крупным автопаркам и берёт на себя солидную долю ответственности за организационный процесс. Компании с большим автопарком нуждаются в эффективной системе управления, которая будет отвечать за бесперебойную работу автомобилей, оптимизацию затрат на их обслуживание и решение всех вопросов, связанных с отчётностью.
Функции fleet management:
- Поиск и покупка автомобилей, подходящих по параметрам конкретной сферы бизнеса;
- Комплексное решение вопросов, связанных с сервисным обслуживанием автомобилей: шиномонтаж, оформление страховки, ремонт, техобслуживание, замена авто, в случае поломки;
- Выгодная продажа б/у машин.
Особенности управления корпоративным автопарком
Компании, в чьем распоряжении есть крупный автопарк, по традиции создают собственные транспортные отделы. И вот здесь начинаются проблемы:
- Собственный транспортный отдел выполняет второстепенную роль обслуживания, поэтому оценить эффективность работы данного подразделения проблематично. Если результаты работы производственного или финансового отделов видны сразу, то здесь не всё прозрачно.
- Управление парком машин — дополнительная функция в большинстве компаний, а значит, бюджет на развитие транспортного отдела строго ограничен. На обучение и повышение квалификации персонала, мотивацию и улучшение инфраструктуры выделяется минимум средств.
- Отсутствие IT-решений не дает реализовать мероприятия, оптимизирующие расходы. Решение вопросов экономного расхода топлива, бережной эксплуатации и обслуживания машин отодвигаются на второй план, так как для них недостаточно ресурсов.
Трудоёмкость
Fleet management — это ежедневная рутина, которая подразумевает регулярное общение с подрядчиками и ведение документооборота. Не стоит забывать ежедневное оформление и оплату заказов, подписание договоров, оформление первичной документации.
Флит-менеджеры должны оперативно реагировать на любые изменения в своем сегменте рынка. Цены и условия меняются часто, поэтому ежегодно заключаются и перезаключаются договоры с сотнями подрядчиков по всей территории РФ. Но именно счета и первичные документы на закупку товаров — это львиная доля документооборота, с которым сталкивается флит-менеджер каждый день.
Центр затрат
Транспортный отдел во многом облегчает основную деятельность компании, но это всё равно центр затрат, и не маленьких. Зарплата персонала, аренда и содержание офиса, покупка техники и программного обеспечения — статьи расходов, которые влетают «в копеечку» в любом сегменте бизнеса. А если прибавить к этому затраты на банковские и почтовые расходы, связанные с ведением отчётности, тогда получается серьёзная сумма.
Стандартный процесс взаиморасчёта с подрядчиком при закупке запасных частей для авто, топлива, оплаты ремонта выглядит так:
Флит-менеджер получает счёт, затем:
1. Согласовывает и подписывает документ;
2. Вносит необходимые сведения в систему, через которую осуществляется оплата;
3. Оплачивает счет с учетом комиссии банка;
4. Подготавливает закрывающие документы;
5. Отправляет документацию и оплачивает почтовые расходы.
Кому-то это может показаться легким рабочим процессом, однако на практике это растягивается во времени как минимум на неделю.
Эффективность
Грамотный fleet management способен кардинально изменить структуру работы транспортного отдела любой компании, если передать его специализированной компании, например, лизинговой. Перечислим несколько преимуществ флит-менеджмента:
- Разработка индивидуальной политики руководства автопарком и выполнение функций по администрированию и обслуживанию автопарка;
- Систематизация работы каждого сотрудника, причастного к обслуживанию и эксплуатации авто;
- Увеличение производительности каждой машины компании и снижение трудозатрат на ее содержание;
Fleet management — это единственный путь к достижению максимальной эффективности автопарка.
Управление автопарком: как это происходит
Когда управление парком машин передается на аутсорсинг сторонней организации, например, лизинговой компании, за компанией-клиентом закрепляется личный флит-менеджер. В спектр его задач входит:
- Решение вопросов по содержанию и обслуживанию автопарка;
- Оценка реального состояния автомобилей;
- Анализ статей затрат и поиск решений по их оптимизации;
- Определение и устранение проблемных зон, запараллеливание процессов;
- Разработка и внедрение индивидуальной системы управления автопарком и стратегии его дальнейшего развития.
Стоимость комплекса услуг по администрированию автопарка рассчитывается для конкретного клиента отдельно.
Вывод
Fleet management — правильное решение для компаний, которые стремятся оптимизировать расходы. Специализированные флит-компании берут на себя ответственность за управление автопарком, занимаются его обновлением, расширением или сокращением, предоставляют свое оборудование и ПО. Для компании-заказчика — это возможность сэкономить и направить весь свой потенциал на то, чтобы осуществлять профильную деятельность и развиваться ускоренными темпами.
